ZAWIADOMIENIE O ZWOŁANIU NADZWYCZAJNEGO WALNEGO ZEBRANIA CZŁONKÓW SITN PZN 17.11.2021 r.
Drodzy Członkowie SITN PZN,
ze względu na fakt, iż w przeciągu ostatnich kilkunastu miesięcy dwóch członków Komisji Rewizyjnej (dalej „Komisja”) złożyło rezygnację z pełnienia tej funkcji, zaistniała sytuacja, w której organ nadzoru wewnętrznego funkcjonuje w postaci kadłubowej. Podejmowane przez Komisję uchwały nie są wiążące zarówno w stosunkach wewnętrznych (nie wiążą Zarządu), jak i zewnętrznych.
Uzupełnienie składu Komisji jest ograniczone statutowo – nie jest dopuszczalne uzupełnienie składu przez samą Komisję większą liczbą członków Komisji niż 1/3 składu pochodzącego z wyboru. Statut przewiduje pięcioosobowy skład Komisji. Trzecia część z pięciu to 1,666. Wobec jednoznacznego brzmienia Statutu („w liczbie nieprzekraczającej”) zaokrąglenie powinno nastąpić w dół, do liczby całkowitej. W praktyce więc uzupełnienie składu Komisji Rewizyjnej w trybie § 21 ust. 3 Statutu może dotyczyć nie więcej niż 1 (jednego) członka KR. Ponieważ po takim jednoosobowym uzupełnieniu Komisja nadal nie działałaby w pełnym statutowym składzie, zaistniała potrzeba zwołania Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia w celu dokooptowania Członków KR do składu 5-osobowego.
Zarząd zasięgał opinii zarówno w Komisji Prawnej SITN PZN, jak i w niezależnej kancelarii prawnej. Podobne działania zostały podjęte przez członków Komisji. Otrzymaliśmy jednoznaczne odpowiedzi, z których wynika między innymi, że:
- zwołanie posiedzenia Komisji w niepełnym składzie jest dozwolone, lecz KR nie jest uprawniona do podejmowania uchwał, a jeśli to zrobi – uchwały będą wadliwe.
- do obowiązków Komisji, jako organu kolegialnego, należy m.in. przeprowadzenie corocznej kontroli całokształtu działalności Stowarzyszenia, a w szczególności gospodarki finansowej; działania nadzorcze Komisji działającej w niepełnym składzie są obarczone wadą bezskuteczności. Podjęta przez niepełny skład Komisji kontrola całokształtu lub wycinka działalności Stowarzyszenia, będzie więc obarczona wadą prawną.
- funkcjonowanie SITN PZN bez należycie obsadzonej Komisji jest niezgodne z Prawem o stowarzyszeniach, a także Statutem.
- mając na uwadze obecną sytuację konieczne jest przeprowadzenie wyborów uzupełniających do składu Komisji. Na chwilę podjęcia przez Zarząd uchwały zwołującej Nadzwyczajne Walne Zebranie SITN PZN do obsadzenia były 2 mandaty, przy czym ostateczna do obsadzenia liczba mandatów w planowanych wyborach zostanie ustalona w trakcie obrad.
Mając to na uwadze Zarząd podjął próbę zwołania Zebrania na dzień 27.10.2021 r., ale z przyczyn organizacyjno-technicznych konieczne stało się jego odwołanie i zwołanie Nadzwyczajnego Walnego Zebrania SITN PZN na inny termin.
W celu usunięcia zaistniałej sytuacji powodującej wadliwość prawną funkcjonowania organów statutowych SITN PZN, Zarząd Stowarzyszenia podjął w dniu 22 października 2021 r. uchwałę nr 64/2021 o zwołaniu Nadzwyczajnego Walnego Zebrania na dzień 17 listopada 2021 r. (środa). Początek zebrania:
- pierwszy termin godz. 17:00
- drugi termin godz. 17:30
W związku z obowiązującymi specyficznymi przepisami pandemicznymi Nadzwyczajne Walne Zebranie przeprowadzone zostanie w formie zdalnej przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, na zasadach określonych w uchwale Zarządu nr 64/2021 zwołującej Nadzwyczajne Walne Zebranie Członków SITN PZN. Prawo uczestniczenia w Nadzwyczajnym Walnym Zebraniu Członków SITN PZN w dniu 17 listopada 2021 roku będzie mogło być realizowane przy użyciu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (komputer, tablet, smartfon) poprzez osobiste wykonywanie udziału lub przez pełnomocnika.
Nasz statut precyzuje w §17, że zawiadomienie członka o terminie i miejscu Walnego Zebrania oraz porządku obrad, następuje co najmniej na dwa tygodnie przez terminem jego rozpoczęcia. Do niniejszego zawiadomienia załączamy kopię uchwały Zarządu zwołującej Nadzwyczajne Walne Zebranie Członków SITN PZN wraz załącznikami (proponowany porządek obrad, wzór oświadczenia).
Prosimy o szczegółowe zapoznanie się z treścią uchwały Zarządunr 64/2021 zwołującej Nadzwyczajne Walne Zebranie Członków SITN PZN, które zawiera liczne wymogi związane z wzięciem udziału w planowanym Nadzwyczajnym Walnym Zebraniu.
Przebieg Nadzwyczajnego Walnego Zebrania będzie udostępniany on-line z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej na odległość (transmisji danych przez Internet) za pośrednictwem systemu WZA24, przy użyciu przeglądarek internetowych. Rekomendowane są Google Chrome, Mozilla Firefox, Microsoft Edge lub Safari. Uczestnictwo w Nadzwyczajnym Walnym Zebraniu Członków SITN PZN wymaga zalogowania się do systemu WZA24 przy wykorzystaniu danych (nazwy użytkownika i hasła dostępu), które zostaną przekazane uprawnionym uczestnikom przed dniem Nadzwyczajnego Walnego Zebranie Członków SITN PZN za pośrednictwem korespondencji e-mail lub w formie wiadomości tekstowej sms przesyłane na numer telefonu komórkowego. Podanie przez członka SITN PZN swojego numerów telefonu komórkowego i adresu korespondencji e-mail jest konieczne do wzięcia udziału w Nadzwyczajnym Walnym Zebraniu.
Wybory uzupełniające do Komisji odbędą się przy użyciu elektronicznego systemu oddawania głosów za pomocą systemu WZA24, który umożliwi osobom uprawnionym oddanie głosów przy zapewnieniu tajności przeprowadzanego głosowania.
Szczegółowe informacje techniczne związane z bezpośrednim uczestnictwem w Nadzwyczajnym Walnym Zebraniu Członków SITN PZN, instrukcje logowania, instrukcje użytkownika wraz z instrukcją oddawania głosów, informacje organizacyjne, a także projekty uchwał (uchwały z regulaminem obrad) zostaną przedstawione w komunikatach na stronie internetowej www.sitn.pl.
Przypominamy, że w Nadzwyczajnym Walnym Zebraniu Członków SITN PZN mogą brać udział członkowie zwyczajni Stowarzyszenia.
Jacek Żaba, Prezes SITN PZN
Piotr Stawarz, Wiceprezes SITN PZN
Wojciech Woźnica, Wiceprezes SITN PZN