Zapytanie ofertowe na wybór brokera ubezpieczeniowego lub profesjonalnego pełnomocnika ds. ubezpieczeń

Z up. Zarządu SITN PZN Zespół roboczy ds. ubezpieczeń ogłasza zapytanie ofertowe na wybór brokera ubezpieczeniowego lub profesjonalnego pełnomocnika ds.ubezpieczeń.

Zapraszamy do składania ofert!

A K T U A L I Z A C J A [2023-07-31, godz.17:03]
W związku z awarią strony internetowej Stowarzyszenia i okresową jej niedostępnością czas przyjmowania ofert został przedłużony do godz. 14:00 w środę 2 sierpnia.

A K T U A L I Z A C J A [2023-07-27, godz.22:40]:
Odpowiedzi na napływające pytania:

• Czy oferta brokera ma mieć charakter ogólny, w tym przedstawiający brokera, czy też powinna odnosić się głównie do przedmiotu i zakresu usług świadczonych przez oferenta zawartych w § 1 zapytania ofertowego?
  Oferta powinna odnosić się głównie do przedmiotu i zakresu usług świadczonych przez oferenta zawartych w § 1 zapytania ofertowego;
• Które dokumenty powinny być podpisane zgodnie z wymogami konkursu za zgodność z oryginałem?
  Oferta jako oświadczenie woli musi być oryginalnie podpisana, z tym że wysyłka skanu oryginału ręcznie podpisanego traktowana może być przez nas jak spełnienie warunku poświadczenia za zgodność w razie wysyłki z publicznie dostępnego (zweryfikowanego) adresu e-mail.

• Czy jeśli dokumenty podpisane za zgodność z oryginałem zostaną przesłane drogą mailową, zostaną przez zaakceptowane?
  TAK

• Czy dokumenty takie jak odpis KRS, zaświadczenia US i ZUS, czy kopia polisy OC również zostaną zaakceptowane?
  TAK

A K T U A L I Z A C J A [2023-07-10, godz.22:20]:
§4 p.1 zmienił brzmienie w związku z przedłużeniem terminu składania ofert do końca lipca 2023 r.

– – – – – – – –

REGULAMIN ZAPYTANIA OFERTOWEGO NA WYBÓR BROKERA UBEZPIECZENIOWEGO LUB PROFESJONALNEGO PEŁNOMOCNIKA DS.UBEZPIECZEŃ

Stowarzyszenie Trenerów i Instruktorów Narciarstwa PZN, z siedzibą: ul. Dębowa 6/1, 30-308 Kraków, NIP 677-10-88-007, REGON 003923490, KRS 0000143252, zwanym dalej „Zamawiającym”, ogłasza Konkurs na wybór brokera ubezpieczeniowego, świadczącego nieodpłatnie usługi czynności brokerskich w zakresie ubezpieczeń zgodnie z ustawą z dnia 15 grudnia 2017 r. o dystrybucji ubezpieczeń (tj. Dz. U. z 202 poz. 905, dalej „ustawa o dystrybucji)” oraz ustawy z dnia 11 września 2015 r. o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej (tj. Dz. U. z 2021 r. poz.1130 z późn.zm. zw. dalej "ustawą o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej”).

1. Definicje

1. Zapytanie Ofertowe – postępowanie mające na celu wybór brokera ubezpieczeniowego świadczącego usługi w zakresie czynności brokerskich lub innego podmiotu uprawnionego do obsługi ubezpieczeniowej.

2. Zamawiający – Stowarzyszenie Trenerów i Instruktorów Narciarstwa Polskiego Związku Narciarskiego.

3. Wykonawca/Broker – należy przez to rozumieć podmiot posiadający i legitymujący się wydanym przez organ nadzoru zezwoleniem na wykonywanie działalności ubezpieczeniowych jako broker ubezpieczeniowy i wpisany do rejestru brokerów lub inny podmiot uprawniony do obsługi ubezpieczeniowej.

4. Komisja – Komisja ofertowa powołana przez Zamawiającego w celu przeprowadzenia rozeznania rynkowego celem wyboru brokera ubezpieczeniowego i działająca zgodnie z niniejszym Regulaminem Zapytania Ofertowego.

5. Zamówienie – należy przez to rozumieć umowę zlecenia brokerskiego, zawieraną pomiędzy Zamawiającym, a brokerem ubezpieczeniowym lub innym uprawnionym do obsługi ubezpieczeniowej podmiotem.

2. Postanowienia ogólne

1. Zapytanie Ofertowe prowadzone jest na podstawie przepisów ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz.U.2022 poz. 1360 z późn.zm.).

2. Zapytanie Ofertowe ma charakter otwarty. Każdy uczestnik Zapytania Ofertowego, który spełnia warunki udziału w Zapytaniu Ofertowym, może złożyć Zamawiającemu zgłoszenie na zasadach określonych w niniejszym Regulaminie Zapytania Ofertowego.

3. Zapytanie Ofertowe jest dwuetapowe i polega na ocenie ofert oraz ich zaklasyfikowaniu do osobistego przedstawienia przez Oferentów. Dla potrzeb niniejszego Zapytania Ofertowego , przyjmuje się poniższe zasady:

1) Po złożeniu ofert przez Wykonawców – Komisja w imieniu Zamawiającego dokonuje oceny ofert;

2) Wykonawca niespełniający wymogów formalnych przewidzianych przepisami prawa oraz niniejszym Regulaminem będzie wykluczony z postępowania zapytania ofertowego ;

3) W przypadku braku wymaganych oświadczeń lub dokumentów Zamawiający może wezwać Wykonawcę do ich uzupełnienia;

4) W toku badania złożonych ofert Komisja może żądać udzielania wyjaśnień, co do treści złożonej oferty;

5) Komisja w imieniu Zamawiającego dokonuje oceny ofert i wybiera najkorzystniejszą ofertę;

6) Zamawiającemu przysługuje prawo swobodnego wyboru oferty lub pozostawienie zapytania ofertowego bez rozstrzygnięcia.

4. Do zapytania ofertowego nie mają zastosowania przepisy ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2022 poz. 1710, z późn.zm.), zwanej dalej „ustawą PZP”.

5. Zapytanie ofertowe zostało podane do publicznej wiadomości na stronie internetowej Zamawiającego.

6. Niezwłocznie po zbadaniu i ocenie ofert informacja o zakończeniu postępowania zostanie przekazana zainteresowanym podmiotom.

7. Zamawiający dopuszcza do przedstawienia ofert brokerów, konsorcja brokerów, multiagentów oraz inne uprawnione do obsługi ubezpieczeniowej podmioty.

§ 1

PRZEDMIOT I ZAKRES ŚWIADCZENIA USŁUG PRZEZ OFERENTA

1. Kompleksowa analiza potrzeb ubezpieczeniowych Zamawiającego, w tym przeprowadzenie audytu programu ubezpieczeniowego dla wszystkich rodzajów ryzyka występujących u Zamawiającego wraz z identyfikacją ryzyk ubezpieczeniowych, związanych z działalnością Zamawiającego, w tym:

1) ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej w Polsce i zagranicą z tytułu prowadzenia działalności instruktora narciarstwa lub użytkowania mienia;

2) ubezpieczenia indywidualne i grupowe OC, NNW, KL i KR od uprawiania sportów wysokiego i podwyższonego ryzyka;

3) ubezpieczenie kosztów leczenia i ratownictwa w kraju i za granicą;

4) ubezpieczenie mienia (w tym: sprzętu sportowego i elektronicznego) od wszystkich ryzyk;

5) ubezpieczenie OC Zarządu

6) ubezpieczenia innych zidentyfikowanych ryzyk występujących u Zamawiającego.

2. Przekazanie wyników audytu w formie elektronicznej i papierowej w nieprzekraczalnym terminie 21 dni, od dnia podpisania umowy.

3. Opracowanie, na podstawie przeprowadzonego audytu i wdrożenie programu ubezpieczeniowego dostosowanego do rzeczywistych potrzeb i właściwości Zamawiającego, zapewniającego możliwie najszersze pokrycie ochroną ubezpieczeniową wszystkich zakresów i przedmiotów działalności Zamawiającego.

4. Przeprowadzenie rozeznania rynku w celu oszacowania wartości zamówienia w imieniu Zamawiającego w oparciu o analizę potrzeb tj. wystąpienie na rynek ubezpieczeniowy, celem pozyskania ofert ubezpieczeniowych.

5. Sporządzenie katalogu ryzyk:

1) od których Zamawiający powinien ubezpieczyć się obligatoryjnie;

2) wytypowanie ryzyk, których asekuracja jest fakultatywna;

3) wytypowanie ryzyk, których asekuracja nie ma uzasadnienia ekonomicznego wraz z oszacowaniem rekomendowanych sum i limitów ubezpieczenia dla uzyskania efektywnej ochrony ubezpieczeniowej.

6. Bieżąca aktualizacja katalogu ryzyk dla uzyskania efektywnej ochrony ubezpieczeniowej, z uwzględnieniem najlepszych praktyk rynkowych i dostępnej oferty ubezpieczeniowej.

7. Dostarczenie narzędzia do dystrybucji indywidualnych polis dla członków organizacji Zamawiającego z zachowaniem RODO.

8. Kompleksowa obsługa likwidacji szkód, w tym w szczególności: przeprowadzanie czynności przygotowawczych do likwidacji szkód, kompletowanie dokumentacji wymaganej przez ubezpieczyciela, udział w oględzinach szkód, terminowe zgłaszanie roszczeń do ubezpieczyciela w imieniu Zamawiającego, współpraca przy formułowaniu roszczeń odszkodowawczych oraz pism odwoławczych, w tym przygotowywanie projektów, sprawowanie nadzoru nad likwidacją szkód prowadzoną przez ubezpieczyciela terminowością wypłaty odszkodowań, przygotowywanie opinii dotyczących procesu odszkodowawczego.

9. Raportowanie w okresach półrocznych oraz na wezwanie Zamawiającego okresowe sprawozdania z realizacji programu ubezpieczeniowego, wyszczególniające liczbę i rodzaj zawartych umów a także wysokość składek ubezpieczenia, liczbę zaistniałych szkód oraz wysokość uzyskanych odszkodowań.

10. Nadzór nad dokumentacją ubezpieczeniową, w szczególności w zakresie terminów rozwiązania lub wygaśnięcia umów ubezpieczenia, wznowień i wymagalności składek.

11. Organizacja i przeprowadzenie dla pracowników Zamawiającego szkoleń z zakresu ubezpieczeń, niezbędnych do wdrożenia i realizacji polityki i strategii ubezpieczeniowej oraz postanowień Umowy.

12. Zapewnienie stałej opieki doradczej i operacyjnej, dotyczącej realizacji umów ubezpieczeniowych.

13. Realizacja innych czynności i obowiązków wynikających z ustawy o dystrybucji ubezpieczeń i ustawy o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej.

§ 2

WARUNKI STAWIANE OFERENTOM DOPUSZCZAJĄCE DO UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU OFERTOWYM

W postępowaniu mogą wziąć udział Oferenci, którzy:

1. Posiadają aktualne ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej z tytułu prowadzenia działalności brokerskiej zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 18 maja 2018 r. w sprawie obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej z tytułu wykonywania działalności brokerskiej (lub z tytułu świadczonych usług ubezpieczeniowych w przypadku innych podmiotów uprawnionych do obsługi ubezpieczeniowej).

2. Nie zalegają z uiszczeniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenie zdrowotne lub społeczne.

3. Prowadzą nieprzerwaną działalność brokerską lub inną związaną z obsługą ubezpieczeniową na polskim lub europejskim rynku ubezpieczeniowym od minimum 3 lat, oraz są w sytuacji finansowej i ekonomicznej zapewniającej należyte wykonanie zamówienia.

4. Jako dodatkowy atut – posiadają doświadczenie w pracy związanej z ubezpieczeniami od odpowiedzialności zawodowej – szczególnie w sektorze sportu i/lub turystyki kwalifikowanej.

5. Złożą oświadczenie, że niezwłocznie zareagują na zgłoszony problem, jednak nie później niż w czasie do 24 godzin przypadających na dni robocze.

6. Złożą oświadczenia, że przeprowadzili ocenę możliwości wystąpienia konfliktu interesów w razie występowania w imieniu Zamawiającego w sprawach ubezpieczeniowych i nie widzą zagrożenia wystąpienia konfliktu interesów.

§ 3

OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY

1. Każdy Oferent może złożyć tylko jedną ofertę.

2. Oferta oraz wszystkie dołączone do niej dokumenty muszą być sporządzone w języku polskim, pismem maszynowym, w formie wydruku komputerowego lub inną trwałą i czytelną techniką.

3. Wszystkie dokumenty tworzące ofertę należy złożyć w oryginale lub w formie kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez osobę uprawnioną do reprezentowania Oferenta.

4. Wszelkie oświadczenia muszą być podpisane przez osoby do tego uprawnione.

5. Oferent ma możliwość zmiany lub wycofania złożonej oferty przed upływem terminu składnia ofert, poprzez złożenie pisemnego oświadczenia o wycofaniu lub zmianie oferty.

6. Wszelkie poprawki lub zmiany w tekście oferty muszą być parafowane i datowane własnoręcznie przez osobę podpisującą ofertę.

7. Wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty ponosi Oferent.

8. W przypadku, gdy oferta, oświadczenia lub dokumenty będą zawierały informacje, stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, Oferent winien, nie później niż w terminie składania ofert, w sposób niebudzący wątpliwości zastrzec, które informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa.

9. Oferent umieści ofertę w nieprzejrzystej zaklejonej kopercie i opisze ją podając nazwę firmy brokerskiej z adresem wraz z dopiskiem „Oferta na wybór brokera ubezpieczeniowego lub profesjonalnego pełnomocnika ds.ubezpieczeń” lub mailowo na adres: oferty [at] sitn.pl.

§ 4

MIEJSCE I TERMIN SKŁADANIA OFERT

1. Ofertę należy złożyć w siedzibie Zamawiającego w nieprzekraczalnym terminie do 31.07.2023 do godz. 12:00.

2. W przypadku wysłania oferty pocztą lub kurierem obowiązuje data i godzina wpływu oferty do Zamawiającego.

§ 5

DOKUMENTY JAKIE MUSI ZAWIERAĆ OFERTA

1. Aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej, wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu prezentacji oferty.

2. Kopię zezwolenia właściwego organu na prowadzenie działalności brokerskiej.

§ 6

DOKUMENTY WYMAGANE PRZED PODPISANIEM UMOWY

1. Kopia aktualnej polisy ubezpieczeniowej odpowiedzialności cywilnej z tytułu prowadzenia działalności brokerskiej.

2. Aktualne zaświadczenie właściwego naczelnika urzędu skarbowego potwierdzające, że wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków lub zaświadczenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu – wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu prezentacji oferty.

3. Aktualne zaświadczenie właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego potwierdzające, że Wykonawca nie zalega z opłacaniem opłat oraz składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne, lub potwierdzenia, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu prezentacji oferty.

§ 7

SPOSÓB WYŁONIENIA OFERENTA

1. Wyboru Oferenta dokona Komisja powołana przez Zamawiającego.

2. Prowadzone postępowanie jest jawne, jednak Komisja będzie wykonywała swoje czynności na posiedzeniach zamkniętych.

3. Komisja dokona oceny spełniania warunków formalnych przez wszystkich Wykonawców.

4. W toku badania złożonych ofert Komisja może żądać udzielenia wyjaśnień, co do treści złożonej oferty.

5. Zamawiającemu przysługuje swobodny wybór oferty.

6. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmian warunków zapytania ofertowego, jednak nie później niż przed upływem terminu składania z możliwością jednoczesnego przedłużenia postępowania w trybie zapytania ofertowego.

7. Zamawiający informuje, że:

1) Udzieli wyjaśnień dotyczących treści regulaminu zapytania ofertowego, przy czym pytania należy przesłać w formie pisemnej na adres mailowy: oferty [at] sitn.pl, nie później niż do 5-go dnia przed upływem terminu składania ofert. Zamawiający nie ma obowiązku udzielenia odpowiedzi na zadane pytania.

2) Zamawiający nie zwraca Oferentowi dokumentów przedłożonych w ramach niniejszego konkursu.

8. Organizator konkursu jednocześnie informuje, że Oferentom nie przysługuje roszczenie z tytułu odrzucenia oferty.